CIRCULAR Nº 001

30400-002

INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACION RURAL - ISER

NIT. 890.501.578 –4

PARA: COORDINADORES CENTROS OPERATIVOS

DE: DIRECCIÓN DE UNIDAD DE ESTUDIOS VIRTUALES Y A DISTANCIA

ASUNTO: PROCESO DE MATRICULA, HOMOLOGACIONES Y OTROS

Venimos trabajando a los fines de mejorar la calidad organizativa de la Unidad de Estudios Virtuales y a Distancia en cumplimiento de la normatividad estatutaria que nos obliga, con el fin de evitar futuros inconvenientes en los procesos de matrícula, homologaciones y otros, tomado como medida las instrucciones dadas a través de la presente, con la cual creemos quedará cristalizada dentro de las normas y condiciones necesarias, el correcto proceso que debe adelantarse, asegurando el orden y bienestar, por lo que es necesario la aplicación de lo siguiente:

El proceso de matrícula está reglamentado en el Acuerdo No. 007 de 2007, Reglamento Académico Estudiantil, específicamente el artículo 53, que dice:

ARTÍCULO 53. La matrícula general en el Instituto Superior de Educación Rural, comprende las siguientes etapas, en su orden:

a. Matrícula Financiera: Se realiza mediante el pago, por consignación del dinero en una de las cuentas bancarias definidas por el Instituto, del valor por concepto de renovación de matrícula general o matrícula general inicial y demás conceptos liquidados por la oficina de Pagaduría del Instituto en un formato único de “Liquidación de Derechos de Matrícula y Otros” que se entregará a cada interesado, a su solicitud, dentro de las fechas estipuladas en el calendario académico vigente en cada período.

b. Matrícula Física: Se realiza mediante la aceptación del conocimiento y el compromiso de cumplir con la Constitución Política de la República de Colombia, sus Leyes, Decretos y Resoluciones, así como con todos y cada uno de los Estatutos y Reglamentos que norman la vida y el funcionamiento del Instituto Superior de Educación Rural, por medio del estampado de la firma o rúbrica personal del estudiante con tinta indeleble, en un formato único de “Aceptación del Reglamento Académico y Estudiantil”, cuyo contenido mínimo será:

ü  Plan de estudios que cursa

ü  Año y periodo académico para el cual se expide

ü  Fecha de expedición

ü  Nombres y apellidos completos del estudiante

ü  Código de identificación académica del estudiante

ü  Espacio adecuado para imprimir la huella dactilar del índice derecho del estudiante

ü  Nombres y apellidos completos del notificador

ü  Espacio para estampar la firma o rubrica personal del notificador.

En presencia de uno cualquiera de los funcionarios del Centro de Admisiones, Registro y Control Académico, previa revisión de los Documentos Reglamentarios exigidos en este Reglamento y  cualquiera otro Estatuto institucional.

 c. Matrícula Académica: Se realiza mediante la notificación personal del estudiante por parte de uno cualquiera de los funcionarios del Centro de Admisiones, Registro y Control Académico, del formato único de “Notificación de la Responsabilidad Académica” cuyo contenido mínimo será:

ü  Plan de estudios que cursa

ü  Año y periodo académico para el cual se expide

ü  Fecha de expedición

ü  Nombres y apellidos completos del estudiante

ü  Código de identificación académica del estudiante

ü  Semestre en el cual se clasifica

ü  Nivel académico

ü  Código y nombre  del o los cursos a desarrollar

ü  Número de créditos que otorga la aprobación del curso

ü  Código del grupo de estudiantes asignados

ü  Código del docente asignado de acuerdo al Plan de estudios en que se encuentre matriculado. En todo caso, el formato único de “Notificación de la Responsabilidad Académica” será entregado al interesado previa presentación del paz y salvo que requiera el Centro de Admisiones, Registro y Control Académico.

En consecuencia se debe proceder así:

a) La matrícula financiera debe hacerla el estudiante consignando el valor por concepto de matrícula a nombre del Instituto Superior de Educación Rural ISER de Pamplona a las cuentas bancarias que la entidad tiene destinadas para tal fin, cuales son: Cuenta Bancaria No. 110-720-000-93-4 del Banco Popular, , y Cuenta Bancaria No. 513000-1602-2 del Banco Agrario de Colombia.

Se recuerda que no es facultad del Coordinador recibir dineros por concepto de valor de matrícula, so pena de incurrir en posibles conductas irregulares al recibir dineros públicos, por consiguiente deben reiterar a los estudiantes la obligación de consignar el valor y/o abonos por concepto de matrícula en las cuentas debidamente autorizadas por la entidad. Una vez realizada la consignación, se debe exigir al estudiante el l recibo de consignación, el cual debe ser remitido dentro de los plazos dados adjunto con toda la documentación que soporta la matrícula del estudiante, a la Unidad de Estudios Virtuales y a Distancia.

b) POR DISPOSICIÓN DE CONSEJO ACADÉMICO EL COORDINADOR QUE RECIBA MATRICULAS A ESTUDIANTES CON DEUDAS DE VIGENCIAS ANTERIORES ESTE VALOR SE LE DESCONTARA DEL VALOR DEL CONTRATO.

c) La matrícula física debe realizarla el estudiante mediante el diligenciamiento de todos los ítems del formato de Aceptación del Reglamento Académico y Estudiantil, verificando como coordinador o coordinadora, el debido diligenciamiento del mismo por parte del Estudiante.

Para el proceso de homologaciones, debe tenerse en cuenta:

La Homologación se realiza única y exclusivamente por la Profesional Universitaria de la Unidad de Estudios Virtuales y a Distancia del ISER, en consecuencia ningún Coordinador o Coordinadora está facultado (a) para realizar dicho proceso. Para el proceso de homologación es importante informar al estudiante que debe allegar Certificación original de calificaciones expedida por la respectiva Institución Educativa, la cual debe remitirse en los plazos dados por la entidad a la Unidad sede Pamplona, quien realizará el proceso de homologación correspondiente. Una vez realizado el proceso de homologación, la Dirección de Unidad lo envía para que se entregue al estudiante, quien si está de acuerdo lo debe firmar y cancelar el valor correspondiente por homologación, recibo de pago que debe ser remitido a la Unidad junto con el estudio de homologación firmado, para ser sentadas las calificaciones en ARCA. Remisión de documentación que debe hacerse dentro de los plazos dados, por usted señor Coordinador o Coordinadora, a la unidad sede Pamplona.

A su vez, es importante que se tenga en cuenta que como Coordinadores, están vinculados a la entidad mediante Contrato de Prestación de Servicios Profesionales, el cual contempla las obligaciones al mismo, por consiguiente es de urgencia comunicarles ya en mi condición de supervisora del contrato, lo siguiente:

Enviar la documentación de matrícula dentro de los plazos dados, en cada semestre, documentación que debe remitirse completa y debidamente diligenciada. Igualmente debe remitir junto a la documentación una relación detallada de lo que se remite, matrícula por matrícula y debidamente suscrita por usted como coordinador-a, atendiendo, que se han recibido matrículas duplicadas, situación que perjudica las estadísticas de estudiantes en el ISER, e inclusive podemos vernos inmersos en posibles irregularidades al registrar información que no corresponde a la realidad.

La documentación que se remite debe corresponder a las matrículas realizadas por semestre académico, no matrículas del semestre anterior o de otros semestres, por cuanto el Instituto tiene la obligación de registrar en el SNIES, Sistema Nacional de Información de la Educación Superior, información que debe registrarse semestralmente de acuerdo a los ítems dados, incluyendo datos como: estudiantes, datos personales, programas académicos, matriculados, asignaturas o actividades académicas cursadas, resultados académicos, información socioeconómica, créditos y ayudas económicas, resultados en las pruebas pro saber y estudiantes que han finalizado su plan de estudios, sistema que no permite la inclusión de información solicitada fuera de los plazos otorgados y cuyo incumplimiento acarrea serias consecuencias para la entidad como para todos los que de una u otra forma somos partícipes en dichos procesos.

Por otro lado, solicito comedidamente, informar y remitir a la Unidad mensualmente, es decir, los primeros cinco (05) días de cada mes, relación de abonos por concepto de matrícula de los estudiantes de su respectivo CREAD o CENTRO OPERATIVO, con el propósito de ir descargando la cartera que adeuda cada estudiante.

De igual manera se le remite el calendario académico para el primer semestre de 2012 y los costos de matriculas y costos de servicios académicos, formato de asignaturas virtuales, formatos de matrícula física, y académica, listado de asignaturas virtuales.

LAS ASIGNATURAS PENDIENTES DEL I, II Y III SEMESTRE LOS ESTUDIANTES DEBEN VALIDARLAS EL DIA 24 DE MARZO, ME PERMITO RECORDALES QUE EL CONSEJO ACADEMICO APROBO UN NUMERO DE 5 VALIDACIONES, EN EL CASO QUE EL ESTUDIANTE VALIDE ESTAS 5 ASIGNATURAS Y LE QUEDE PENDIENTE OTRAS PODRA MATRICULARLAS EN FORMA REGULAR, ENTIENDASE QUE ESTA NIVELACION ACADEMICA ES SOLO POR UNICA VEZ. (Programas de Licenciatura.)

Ahora bien, como Coordinadores, están en la obligación de colocar toda la debida diligencia, eficacia, responsabilidad, celeridad, buena fe, economía y otros, para la consecución del objeto del contrato, evitando dilataciones en los procesos de matrícula, homologaciones y otros en pro de una mejor prestación del servicio, evitando futuros inconvenientes o reclamos por parte de los estudiantes.

Atentamente,

LUDY FLOREZ MONTAÑEZ

Profesional Universitaria

Unidad de Estudios Virtuales y a Distancia